一般社団法人 阿蘇テレワークセンター

インターネット導入の対面サポートが300件減り、出張費の削減も!RemoteCallで遠隔サポートを効率化した、その秘訣とは?
阿蘇市のインターネット導入を担い、
住民に寄り添う阿蘇テレワークセンター

事業内容をお聞かせください。

山岡さま:阿蘇市は国立公園内に位置し、大自然に囲まれた環境です。自然豊かな反面、インターネット回線の敷設や整備はどうしても遅れてしまっていました。阿蘇市の住民に情報格差が起きないよう、情報通信できる環境を整備すること、それが我々のミッションです。
阿蘇市にはおよそ1万世帯が在住しており、うち半数の住宅でインターネットが契約されています。去年の実績ではおよそ2,700世帯に対してインターネット回線のサポートやトラブル対応を行ないました。
お客様からご相談いただく内容として「インターネットをつないでほしい」という要望が一番多いですね。特に、近年のうちにサービスが終了してしまうADSLから光回線に乗り換えたいというご相談がここ数年は多い印象です。
お客様の傾向は60代から80代が一番多く、少し意外と思われるかもしれませんが「暇つぶしにインターネットを利用したい」「インターネットで動画配信サイトを見たい」といったご要望がほとんどです。昨年からはコロナ禍で自粛生活を余儀なくされていることから、暇つぶしを目的にしたインターネット回線の導入を希望される方が増えました。
コロナ禍以前は年間200〜300件ほどであった新規依頼が、現在ではその倍のご依頼数で推移しています。

普段のお仕事についてお聞かせください。

山岡さま:私たちが所属するネットワーク部では、インターネットプロバイダとして光インターネット接続サービスを提供しています。阿蘇市の行政から指定管理の委託を受け、光回線の運営、保守、管理までを手掛けてきました。現在は9名が在籍し、そのうちの5名が住民や企業へのITサポート、インターネットのトラブル対応を行なっています。
年間およそ300件ものお問い合わせにリモートで対応

インターネット回線の導入サポートは、どのように進められているのでしょうか。

山岡さま:初回は無料でご自宅にお伺いし、初期設定をサポートしています。その後の簡単なサポートは電話かリモートで対応し、それでも解決できない場合は来所いただくか、直接お伺いする流れです。

電話とリモート対応は年間何件くらいでしょうか。

山岡さま:昨年は年間およそ1,200件の電話対応、PC越しのリモート対応がおよそ300件ですので、1日に1回はリモート対応をしている計算です。まずは電話でご相談を受付け、具体的なトラブル内容を把握することが難しいと判断した場合は、「RemoteCall」によるリモート対応に切り替えています。

リモートで対応するうえで、どのようなポイントに気をつけているのでしょうか。

取材にご協力いただいた方(写真左から)
村田さま、山岡さま
山岡さま:お客様が解決したいトラブルを的確に把握することが重要であると考えています。ご高齢のお客様が多く、「これが」「あれが」とお話されることが多いため、「これ」「あれ」が何を指しているのか、遠隔対応だからこそ正確に内容を把握することが求められます。

リモート対応では目標の数値やKPIなどは設定されていますか。

山岡さま:トータルの対応時間は気にしていますね。電話で20分以上かかりそうな状況であればリモート対応に変更するようにしていまして、もし1時間以上お待たせするような状況では、来所いただくか、我々がご自宅へ訪問しています。
ご高齢のお客様でもスムーズにRemoteCallへ接続

「RemoteCall」の導入から運用が軌道に乗るまで、どのくらいの期間がかかりましたか。

山岡さま:およそ2か月です。急にツールが変わってしまうと不審がられたり、驚かれてしまうため、2ヶ月でお客様への周知を行ないながら、以前のツールと並行して稼働しました。  また、サポートメンバーが「RemoteCall」による遠隔サポートに慣れるための2ヶ月でもありましたね。

「RemoteCall」の活用では、どのような工夫をされているのでしょうか。

山岡さま:複数回お問い合わせをいただく方には、あらかじめ「RemoteCall」のプログラムをダウンロードしていただきました。デスクトップにショートカットを置いておくと、次回のお問い合わせ時はダブルクリックするだけで接続ページにアクセスすることができます。
また、「RemoteCall」の操作に困った際に読んでいただくため、メールで事前に扱い方をお送りしています。ただ、比較的操作が簡単なので、初見のご高齢の方であっても意外とすんなりツールを開くことができている印象です。
RemoteCallでお客様対応を行っている様子

「RemoteCall」の導入で重視された要素をお聞かせください。

村田さま:しっかりお客様の課題を解決できることだけでなく、費用対効果も重視しました。以前のツールと比較して料金が安く、標準で使える機能も多かったので高評価です。以前のツールでは、オプション機能を使用するためには追加の費用が掛かってしまいまして、例えばMac OSに対応するためには年間10万円も掛かる計算でした。
少しでも早くツールを移行してお客様対応を行うため、2週間の無料トライアル後に「RemoteCall」の導入を決定しました。
最新OSの未対応、録画機能なし……。利用状況にそぐわなくなった旧ツール

「RemoteCall」導入以前、どのような課題があったのでしょうか。

山岡さま:10年以上前に他社製のツールを導入し、利用していました。基本機能としてWindows OSのアップデートやMac OSに対応していただけなかったため、お客様の環境によっては遠隔対応ができないケースが頻発するようになったのです。そのため、お客様にご迷惑をおかけする状況が続きました。
また、録画機能がなかったことも悩みでした。遠隔で作業する際に記録を残すことができないと、お客様のパソコンで何かトラブルが起きた際に過去の対応を確認することができません。
  これらの理由から、最新の遠隔サポートツールに乗り換える必要があるとの結論に至りました。

「RemoteCall」をお知りになったきっかけを教えてください。

村田さま:取引先からのご紹介がきっかけでした。施設内で使用していたシステムのメンテンスを請け負っている保守会社さんが「RemoteCall」を利用されていまして、私たちも実際に「RemoteCall」で遠隔サポートを受けていたのです。スタートまでの手順が簡単で、あらかじめ用意していたショートカットを何回かクリックするだけで、サッと接続できることが特に印象に残っていました。
年間5万円以上の運用コストと出張費を削減!
コロナ禍で対面サポートの自粛にも貢献

「RemoteCall」の導入でどのような成果がありましたか。

山岡さま:定量的な成果として、以前のツールと比較して年間5万円以上のコスト削減に繋がっています。また、これまで出張してお客様のご自宅に訪問する頻度が減ったことで、出張費や交通費、人件費を削減することができました。
また、昨年に比べて直接お客様先でサポートをする頻度が300件ほど減りました。1回の出張に、遠い場所で片道40分も掛かっていましたので、その時間分の人件費と交通費は削減できました。それだけでなく、浮いた時間でその他の業務を処理することができていることは、事業にとって大きなプラスです。
RemoteCallで年間5万円以上のコスト削減

「RemoteCall」へのご感想をお聞かせください。

山岡さま:お客様からは「便利になった」「接続の煩わしさがなくなった」とのお声をいただきました。サポートチームからも「接続までの時間が短くなり、お客様をお待たせする時間が減った」との感想を聞いています。実際のところ、接続まで掛かっていた時間が数分は最低でも短くなっているはずです。
コロナ禍におけるRemoteCallは「七つ道具」のような存在

今後の展望をお聞かせください。

山岡さま:私たちネットワーク部では、行政と提携してさまざまなITサポート事業を展開していく予定です。例えば教育現場におけるIT導入も進んでおり、そのような他事業における遠隔サポートでも、ぜひ「RemoteCall」を活用していきたいですね。
村田さま:昨今のコロナ禍を受け、お客様の自宅に伺う頻度を極力減らすよう、サポートチームは努力を続けていきます。より一層オンラインサポートがメインになっていくなかで、「RemoteCall」はスムーズなオンラインサポートを実現するために必要なツールだと考えています。
山岡さま:そういった意味で「RemoteCall」はコロナ禍における私たちネットワーク部の「七つ道具」、その1つのような存在です。
企業情報
会社名 一般財団法人阿蘇テレワークセンター
事業内容 1.ITサポート事業
http://twc.aso.ne.jp/
2.インターネットプロバイダー事業
http://hikari.aso.ne.jp/
3.インターネット放送局事業
http://webtv-aso.net/
4.Web制作事業
http://twc.aso.ne.jp/
5.インターネット通信販売事業
https://aso-asomo.com/
所在地(本社) 〒869-2304 熊本県阿蘇市西湯浦1451-11
所在地(事業所) 〒869-2307 熊本県阿蘇市小里656-1(阿蘇草原保全活動センター内)